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メモ書き

職場PCに何もインストールできないので Outlook でタスク管理してみた

客先常駐で作業するお仕事のため、自分の好きなソフトを入れられない環境で働くことが多いです。

普段プライベートでは Google Keep や カレンダーでタスク管理をしているんですが、職場ではもちろんそんなものは使えません。

そのため、Windowsにデフォルトで入っているソフトウェアでなんとかする必要があります。

今の現場ではメーラーOutlook を指定されていることもあり、Outlookでタスク管理もしてしまおうと思い立ちました。

今回は自分がやっているOutlookでのタスク管理方法をご紹介します。

 

※もちろん職場の情報はブログには載せられないので、画面の情報はダミー(個人PCのもの)です。

 

環境

概要

Outlookの仕事(タスク)機能を使用します。

「分類」機能を使用して、

  • 優先度:高(今日のTask)
  • 優先度:中(できれば今日やりたいTask)
  • 優先度:低(今日やる必要のないTask)

に分類・一覧化して管理します。

ルールとしては、

  • 優先度高(今日のTask)が終われば本日の業務終了。定時に帰ってOK。
  • 優先度高が終わった時点で時間が余れば優先度中(できれば今日やりたいTask)をやる。

としています。

優先度高には本当に今日終わらせなければならないTaskだけを入れるのが残業&ストレスを溜めないコツです。

 

タスクの設定方法

「分類」を設定する(初回のみ)
  1.  [分類](※下図の赤枠部分) > [すべての分類項目] から「色分類項目」画面を表示。
  2. 任意の色2つの名前を「今日のTask」「できれば今日やりたいTask」に変更します。

優先度低の分類は作成しません。

全てのタスクにいちいち分類をつけるのは手間なので、何も分類が付いていない=優先度低というルールにしています。

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タスク作成
  1. [新規作成]ボタンから新しいタスクを作ります。
  2. 件名、期限等を入力します。
  3. 分類ボタンから先程作成した分類を割り当てます。(優先度低の場合は割り当てない)

ここで、詳細欄に色々とメモ書きできるのが個人的には結構好き。

ファイルやメールをドラッグ&ドロップして挿入する事もできます。

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そうすると、Outlook一画面でメールとタスクのチェックが一度に行えます。

こんな感じ。(右下の部分がタスク)

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メール画面のタスクの並び順(初回のみ)

メールの横(画面右下)に表示するタスクはラベルごとに表示させるようにしています。

まず「分類項目」順に並び替えるには、

  1. タスクの「並び替え」カラムをクリックして、「分類項目」を選択。

次に「分類項目」ごとのグループで表示させるには、

  1. タスクのカラムを右クリックして、ユーザ設定を表示。
  2. [ビューのカスタマイズ]画面で[グループ化]を選択。
  3. [並び替え方法に従って自動的にグループ化する]にチェックを入れる。

 

仕事(タスク)画面のタスクの並び順(初回のみ)

仕事(タスク)画面では期限順で並ぶようにしています。

並び替え・グループ化の手順は、上記の「メール画面のタスクの並び順(初回のみ)」と同じです。

 

タスクの割り当て・確認ルール

仕事(タスク)画面とメール画面で並び順・グループ分けを変えているのは、以下のようにそれぞれの画面での役割分担しているためです。

  • 仕事(タスク)画面:作業前(朝)に、期限を意識して今日やるべきタスクを決定する。
  • メール画面:作業中に、やるべきタスクを確認する。

 

最後に

以前以下でも書かせてもらってますが、自分はもともとテキストエディタ好きです。

今の現場ではサクラエディタも入れさせてもらえず、、Windows標準のメモ帳ではUndo(元に戻す)が一回しかできなくて不便なのと、気軽にテキストファイルを残して置くことができないため、今回ご紹介させて頂いたような方法を考えました。(メーラーに残るのはグレー笑)

同じような環境の方の少しでも参考になればと思います。

 

 ではでは。